Esta agencia de consultoría B2B llevaba tres años creciendo por referidos y relaciones personales del director. Funcionaba bien hasta que el director dejó de poder atender personalmente a todos los prospectos. Tenían dos comerciales, ningún proceso definido y un pipeline que vivía en la cabeza del director.
En cuatro semanas montamos el sistema. Esto es lo que pasó.
El punto de partida
La agencia facturaba proyectos de entre $4,000 y $18,000 USD. Equipo de 6 personas: el director, dos comerciales y tres consultores que también hacían labor comercial con sus cuentas. Tickets promedio: $9,500 USD. Tasa de cierre estimada: 28%.
El diagnóstico inicial reveló tres problemas concretos:
- 12 propuestas activas sin seguimiento sistemático. Algunas llevaban más de 3 semanas sin contacto. Nadie sabía exactamente cuántas eran ni en qué estado estaban.
- Cero proceso post-proyecto. Cuando un proyecto terminaba, el cliente quedaba en un limbo. Sin contacto proactivo hasta que surgía una nueva necesidad — o hasta que era demasiado tarde y ya había contratado a otra agencia.
- El director era el único que sabía el estado real de cada cuenta. Si él no estaba disponible, la información no existía.
Semana 1: Proceso y configuración
Empezamos mapeando el proceso real de ventas de la agencia. No el proceso ideal — el real. Desde cómo llegaban los prospectos (principalmente referidos y LinkedIn) hasta cómo se cerraba un proyecto.
Definimos el pipeline con 6 etapas: Prospecto identificado → Primera reunión → Discovery → Propuesta enviada → En negociación → Ganado/Perdido. Elegimos HubSpot Sales Hub por su capacidad para gestionar tanto el pipeline de nuevas oportunidades como las cuentas activas desde la misma plataforma.
Semana 2: Migración y primeras automatizaciones
Migramos las 12 propuestas activas al CRM con su estado real, fecha de último contacto y próxima acción. En el proceso, el director descubrió que 4 de esas propuestas no tenían ninguna próxima acción definida y llevaban más de 15 días sin movimiento.
Esa semana se contactaron las 4. Dos respondieron. Una se cerró tres semanas después.
Configuramos la automatización de seguimiento: cuando una propuesta lleva más de 5 días en «Propuesta enviada» sin actividad, el CRM genera una tarea para el comercial responsable. Sin excepción.
Semana 3: Formación y primeros días en vivo
Dos horas de formación con el equipo. Nada de teoría — abrimos el CRM con sus oportunidades reales y cada uno registró sus últimas 3 acciones y programó las próximas. Al final de la sesión, todos tenían sus tareas de la semana en el CRM.
El director empezó a usar el CRM en la reunión semanal del lunes. Primera reunión: «Veo que la propuesta para el cliente X lleva 8 días sin actividad y está valorada en $14,000. ¿Qué pasó?» Esa pregunta, hecha con datos reales en lugar de intuición, cambió la dinámica de las reuniones de ventas para siempre.
Semana 4: Pipeline de cuentas activas y proceso post-proyecto
Con el pipeline de nuevas oportunidades funcionando, añadimos el segundo sistema: gestión de cuentas activas. Cada cliente con proyecto en curso tenía su registro con fecha de próxima revisión y alertas cuando el proyecto estaba a 3 semanas del cierre.
Y configuramos el proceso post-proyecto: 7 días después del cierre, tarea automática para el director de enviar un mensaje de agradecimiento. 21 días después, tarea para pedir referido.
Resultados a los 60 días
- Tasa de cierre: del 28% al 41% en los dos meses siguientes a la implementación.
- Propuestas sin seguimiento: de 4 propuestas sin actividad detectadas en la migración inicial, a cero propuestas sin actividad durante más de 6 días en los dos meses siguientes.
- Upsells generados: 2 extensiones de proyecto detectadas y cerradas antes de que el cliente terminara el proyecto actual. Valor: $11,000 USD adicionales sin coste de captación.
- Referidos: 3 nuevos prospectos en 60 días generados por el proceso de post-proyecto — ninguno habría llegado sin el sistema de petición de referidos automatizado.
Lo que aprendimos
El cambio más difícil no fue técnico. Fue convencer al director de que la información tenía que estar en el CRM, no en su cabeza. Durante las primeras dos semanas, el director seguía respondiendo preguntas sobre el estado de las cuentas de memoria. Cuando empezó a decir «mírate el CRM», el equipo entendió que el sistema era real.
El segundo aprendizaje: el proceso post-proyecto es el más infravalorado. Los dos upsells y los tres referidos generados en 60 días representaron más valor que cualquier campaña de captación que la agencia hubiera hecho ese año.
En mi newsletter comparto cada semana casos como este con el detalle exacto de implementación. Si tienes una agencia B2B en Ecuador o Latam, es para ti.
Si quieres que hagamos esto en tu agencia, aquí puedes ver cómo trabajamos.
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